Les dossiers professionnels sur support électronique en vigueur probablement encore à partir du deuxième semestre de l’année 2017
Actuellement tout employeur en Pologne est tenu de traiter sous forme papier les dossiers professionnels des salariés qu’il embauche.
S’il est vrai qu’aucune disposition légale n’impose directement à l’employeur la forme papier pour la tenue et la conservation des dossiers professionnels comme une forme unique autorisée, la teneur de l’arrêt du Ministre du Travail et de la Politique Sociale en matière de l’étendue de la gestion par les employeurs de la documentation relative à la relation de travail et des modalités de gestion des dossiers professionnels des salariés en date du 28 mai 1996 ainsi que la position toujours en vigueur de l’Office général de l’inspection du travail [Główny Inspektorat Pracy] en date du 9 avril 2010, empêchent toute application d’une autre forme que celle en papier pour la tenue et la conservation des dossiers professionnels. Il en résulte que, si la société embauche beaucoup de salariés, ou que la rotation du personnel reste importante, le nombre de dossiers papier risque d’augmenter en un temps record. L’employeur se voit ainsi contraint de faire appel aux prestations des sociétés spécialisées dans le stockage et la sauvegarde des données, ce qui l’expose à des frais supplémentaires. Etant donné que les dispositions légales en vigueur imposent à l’employeur l’obligation de conserver les fichiers contenant les données personnelles et de paie de tout salarié pendant 50 ans, lesdits frais constituent un poste important dans le budget de chaque société.
Il convient donc de saluer avec reconnaissance le projet de loi en date du 4 novembre 2016, élaboré par le Ministère du Développement, relatif à l’amendement de certaines lois restant en rapport avec la réduction de la durée de conservation des dossiers professionnels ainsi qu’avec leur numérisation. Les modifications proposées par le Ministère du Développement devront entrer en vigueur le 1er juin 2017 (en partie relative à la réforme des dispositions du Code du travail), ainsi que le 1er juin 2018 ( en partie relative aux amendements de la loi sur le fonds d’archives et les archives, de la loi portant régime des assurances sociales ainsi que de celle sur les pensions de retraite et les pensions du Fonds des assurances sociales). Quelles sont donc de nouvelles facilités annoncées dans ledit projet ministériel ?
Avant tout, selon le projet de loi, tout employeur aura désormais la faculté de choisir entre l’une des deux formes prévues pour la tenue et la conservation des fichiers contenant des données personnelles et de paie du salarié : dans un dossier papier ou sur support électronique. Cela signifie qu’il sera, en principe, permis soit d’établir directement la version numérique des documents et de les conserver sous cette forme, soit d’établir les documents papier en les scannant par la suite et les conservant sur un support électronique. La durée de conservation légale, pendant laquelle l’employeur sera tenu de préserver le fichier contenant des données personnelles et le fichier de paie de tout salarié sera désormais abrégée. Selon la proposition du Ministère, celle-ci sera ramenée à 10 ans (au lieu de 50 ans actuellement) calculés à compter de la fin de l’année civile durant laquelle il a été mis fin au contrat de travail du salarié au sein d’une entreprise donnée. La période raccourcie ne concernera cependant que les salariés qui ont commencé leur travail après le 31 décembre 1998 ; tout salarié embauché jusqu’au 31 décembre 1998 sera soumis à la législation actuelle. La durée de conservation de 10 ans sera prolongée en cas d’engagement, pendant cette période, d’une action en justice où la documentation en question pourrait servir de preuve. Le cas échéant, cette dernière devra être conservée jusqu’au prononcé du jugement. Ladite durée pourra faire l’objet d’une prolongation en vertu des dispositions diverses visant les différentes catégories de salariés.
Du point de vue pratique, la possibilité, prévue dans le projet, de conserver les fichiers contenant des données personnelles et de paie sur support électronique en préparant les scans des documents en papier préalablement rédigés et en les numérisant par la suite en format PDF sur un support de mémoire externe, ne semble soulever aucun doute. C’est une modification qui viendra améliorer le fonctionnement des sociétés et permettre de réduire de façon conséquente la quantité de documentation en papier conservée par ces dernières. Toutefois, la possibilité annoncée consistant à établir directement la documentation dématérialisée et à la conserver sous une telle forme sans qu’il soit besoin de rédiger la version papier du document au moment de sa création, ne semble pas tout à fait pratique. Le projet de nouvelle loi prévoit notamment que les documents tels que, entre autres, les contrats de travail, les lettres de démission et de licenciement, les demandes de congé des salariés ainsi que les certificats de travail pourront dorénavant revêtir la forme écrite (soit sur support « papier », assortis d’une signature manuscrite, soit sur support électronique, assortis d’une signature manuscrite apposée sur un appareil électronique spécialement adapté à cette fin tel que par exemple une tablette, au moyen d’un stylo numérique) ou la forme électronique requérant la signature électronique qualifiée. L’obtention de certificat de signature électronique qualifiée est payante (en moyenne 300 PLN) et soumise à l’accomplissement des formalités supplémentaires. Il parait donc pratiquement impossible que chaque salarié déposant par exemple une demande de congé ou une lettre de démission puisse être muni de certificat de signature électronique. Dès lors, la création de la possibilité de manifester sa volonté et de contracter sur le fondement des dispositions du Code civil au moyen d’une signature électronique qualifiée (abstraction faite du fait qu’il est difficile d’accepter l’argument que les dispositions actuelles n’autorisaient pas une telle forme de conclusion de contrat ou de manifestation de volonté) semble peut utile aux salariés.
La forme écrite « non papier », c’est-à-dire, un document sur support électronique assorti d’une signature manuscrite apposée au moyen d’un stylo numérique spécialement adapté aux tablettes ou aux ordinateurs portables aux écrans tactiles aura sans doute une plus grande faveur du public. Ladite forme permettra, en effet, d’établir un document directement dématérialisé, sans qu’il soit besoin d’utiliser sa version papier, et qui ne requière aucune utilisation de la signature électronique qualifiée, n’étant pas une forme électronique d’un acte juridique, mais constituant une espèce d’un simple acte sous seing privé. L’apposition d’une signature manuscrite, c’est-à-dire, faite manuellement et permettant l’identification de la personne apposant la signature est une condition unique requise pour que la forme écrite du consentement puisse être observée, quel que soit le matériel sur lequel la signature a été apposée (une feuille de papier, un écran tactile, etc.). À partir donc du 1er juin 2017 les contrats de travail seront probablement plus fréquemment qu’à présent conclus par les employeurs et les salariés sous forme dématérialisée. Assortis des signatures manuscrites des parties, apposées sur l’écran tactile au moyen d’un stylo numérique, ils seront conservés uniquement en leur version numérique, par exemple sur un support extérieur sans qu’il soit besoin de les imprimer. Cependant, la mise en œuvre pratique de cette version de la forme écrite dans le cas des actes unilatéraux accomplis par le salarié (tels que par exemple la lettre de demande de congé ou la lettre de démission) pourrait s’avérer limitée. Le salarié devrait, en effet, disposer d’un appareil permettant d’apposer sa signature manuscrite (par exemple une tablette ou un ordinateur portable à l’écran tactile).
Le projet de loi présenté ci-dessus fait actuellement l’objet d’une concertation publique. Nous vous invitons à suivre l’avancement des travaux visant l’adoption de la loi sur le site Internet http://legislacja.rcl.gov.pl.
