Elektroniczne akta osobowe być może już od połowy przyszłego roku

Obecnie każdy pracodawca w Polsce zobowiązany jest prowadzić papierowe akta osobowe dla zatrudnionych przez niego pracowników. Co prawda żaden obowiązujący przepis nie wskazuje wprost, że papierowa postać prowadzenia i przechowywania akt osobowych jest jedyną dopuszczalną postacią, niemniej jednak brzmienie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z 28 maja 1996 r. oraz nadal aktualne stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 9 kwietnia 2010 r., uniemożliwiają stosowanie innej postaci prowadzenia i przechowywania akt osobowych niż papierowa. Dlatego też, jeżeli firma zatrudnia wiele osób lub rotacja pracowników jest duża, liczba papierowych teczek z aktami osobowymi rośnie w ekspresowym tempie. Pracodawca musi więc często posiłkować się usługami przedsiębiorstw zajmujących się przechowywaniem i archiwizacją dokumentów, ponosząc dodatkowe koszty. Mając na uwadze, że aktualnie obowiązujące przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracownika przez okres aż 50 lat, taki koszt zajmuje znaczącą pozycję w budżecie firmy.

Z aprobatą więc należy odnieść się do projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją z 4 listopada 2016 roku, którego autorem jest Ministerstwo Rozwoju. Zmiany proponowane przez resort miałyby wejść w życie częściowo 1 czerwca 2017 roku (w zakresie nowelizacji przepisów Kodeksu pracy), a częściowo 1 czerwca 2018 roku (w zakresie nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych). Jakie ułatwienia dla pracodawców przewidziane zostały w ministerialnym projekcie?

Przede wszystkim, zgodnie z projektem ustawy, pracodawca będzie miał możliwość wyboru jednej z dwóch postaci prowadzenia lub przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracownika: papierowej lub elektronicznej. Oznacza to, że zasadniczo dopuszczalne będzie zarówno tworzenie dokumentów od początku w postaci elektronicznej i przechowywanie ich w takiej postaci, jak również tworzenie dokumentów papierowych, a następnie ich skanowanie i przechowywanie w postaci elektronicznej. Skróceniu ulegnie także ustawowy okres, przez który pracodawca będzie musiał przechowywać dokumentację osobową i płacową każdego pracownika. Ministerstwo proponuje, by okres ten wynosił 10 lat (zamiast dotychczasowych 50) liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik zakończył pracę u danego pracodawcy. Skrócony okres będzie jednak dotyczył tylko tych pracowników, którzy pracę rozpoczęli po 31 grudnia 1998 roku; pracownicy, którzy pracę rozpoczęli do 31 grudnia 1998 roku będą podlegali dotychczasowym przepisom. Okres 10 lat ulegnie wydłużeniu, jeżeli w trakcie jego biegu zostanie wszczęte postępowanie, w którym przechowywana dokumentacja będzie stanowiła dowód – w takim przypadku będzie ona przechowywana aż do prawomocnego zakończenia sprawy. Okres ten będzie mógł być wydłużony także przez przepisy odrębne, dotyczące poszczególnych kategorii pracowników.

Nie budzi praktycznych wątpliwości przewidziana w projekcie możliwość przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej w postaci elektronicznej poprzez zeskanowanie utworzonych uprzednio papierowych dokumentów i zapisanie ich jako plików elektronicznych np. w formacie PDF na nośniku pamięci. Jest to zmiana, która z pewnością znacznie usprawni funkcjonowanie firm i zminimalizuje ilość przechowywanej dokumentacji papierowej. Nie do końca praktyczna wydaje się natomiast projektowana możliwość tworzenia dokumentacji od początku zdematerializowanej i przechowywanie jej w takiej postaci, bez potrzeby sięgania do postaci papierowej w momencie tworzenia dokumentu. Projekt nowej ustawy przewiduje, że m.in. umowa o pracę, oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę, wnioski urlopowe pracowników, czy też świadectwo pracy będą mogły przybrać formę pisemną (w  postaci „papierowej” z własnoręcznym podpisem lub w postaci pliku elektronicznego z własnoręcznym podpisem dokonanym na odpowiednim urządzeniu, np. na tablecie za pomocą rysika do tabletów) lub formę elektroniczną z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wiąże się z opłatą (zazwyczaj ok. 300 zł) oraz potrzebą  dopełnienia dodatkowych formalności. Nie wydaje więc się w praktyce możliwe, aby każdy pracownik, który składa np. wniosek o udzielenie urlopu lub oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę, posiadał swój własny kwalifikowany podpis elektroniczny. Tym samym, wprowadzenie możliwości składania oświadczeń woli i zawierania umów na gruncie Kodeksu pracy przy  zastosowaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego (abstrahując od faktu, że trudno zgodzić się z argumentem, iż dotychczasowe przepisy nie zezwalały na taką formę zawarcia umowy lub złożenia oświadczenia woli), wydaje się mało użyteczne dla pracowników.

Większą popularnością będzie się zapewne cieszyła forma pisemna „niepapierowa”, tj. dokument w postaci pliku elektronicznego z własnoręcznym podpisem dokonanym za pomocą rysika do tabletów/ laptopów z ekranami dotykowymi, która to forma umożliwia utworzenie pliku od początku w postaci zdematerializowanej, bez potrzeby korzystania z postaci papierowej, a jednocześnie nie wymaga korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego (nie stanowi bowiem elektronicznej formy czynności prawnej, a jedynie odmianę zwykłej formy pisemnej). Złożenie podpisu własnoręcznego, czyli dokonanego odręcznie i umożliwiającego identyfikację osoby składającej podpis, jest jedynym warunkiem wymaganym do dochowania formy pisemnej oświadczenia,  niezależnie od materiału, na którym podpis został złożony (kartka papieru, ekran dotykowy, itp.). Zatem najprawdopodobniej od 1 czerwca 2017 roku bardziej popularne niż obecnie będzie zawarcie umowy o pracę poprzez podpisanie własnoręcznie przez pracodawcę i pracownika dokumentu w postaci pliku elektronicznego na ekranie dotykowym za pomocą rysika i przechowywanie takiej umowy jedynie w formie pliku elektronicznego np. na dysku zewnętrznym, bez potrzeby drukowania dokumentu. Jednakże praktyczne wykorzystanie tej postaci formy pisemnej dla czynności jednostronnych pracownika (np. złożenia wniosku urlopowego, czy oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę) na razie nie będzie zapewne często stosowane. Pracownik bowiem musiałby dysponować urządzeniem, które umożliwia złożenie na nim własnoręcznego podpisu (np. tabletem lub laptopem z ekranem dotykowym).

Omawiany projekt ustawy aktualnie jest na etapie konsultacji społecznych. Zachęcamy do śledzenia postępów w pracach nad przyjęciem ustawy na stronie internetowej legislacja.rcl.gov.pl.

Tekst ukazał się na łamach „Rzeczpospolitej”, wydanie z 20.12.2016 roku.

The English version of this article can be found here: Digitalization of employees’ personal files may soon be possible

Artykuł przygotowany przez adw. Darię Milewską, współpracującą z kancelarią Karniol i Wspólnicy w ramach kancelarii Milewska Legal (www.milewska.legal).