W związku z możliwością wykorzystania nowoczesnych rozwiązań technicznych w postępowaniach sądowych koniecznym stało się wprowadzenie zmian legislacyjnych dostosowujących przepisy prawa do wyzwań stawianych przez rozwój nowych technologii.

Ważnym krokiem w kierunku informatyzacji postępowania cywilnego była ustawa z dnia 9 stycznia 2009 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 26, poz. 156 ze zm.) wprowadzająca elektroniczne postępowanie upominawcze. Powyższe postępowanie stanowiło pierwsze, najbardziej zinformatyzowane postępowanie cywilne, a jednocześnie stało się naturalnym wzorcem dla projektowanych rozwiązań informatyzujących postępowanie cywilne.

Ustawą z dnia 10 lipca 2015 r. (Dz. U. z 2015 r. poz. 1311) dokonano kolejnej nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego, stanowiącej następny etap informatyzacji postępowania cywilnego. Zgodnie z treścią uzasadnienia projektu ustawy jej zasadniczym celem jest przyspieszenie i usprawnienie postępowań sądowych, rozszerzenie kompetencji referendarzy i komorników sądowych oraz uproszczenie wybranych czynności procesowych, co w konsekwencji ma przyczynić się do obniżenia kosztów postępowań oraz poprawienia efektywności pracy sądów.

Elektroniczne biuro podawcze

Znowelizowane przepisy przewidują możliwość wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego nie tylko w elektronicznym postępowaniu upominawczym, ale również w pozostałych postępowaniach.

Zgodnie ze znowelizowanym art. 125 § 2¹ k.p.c., w przypadku gdy wnoszenie pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego jest obligatoryjne lub gdy wnoszący dokonał wyboru korzystania z tej drogi, pisma niewniesione przy wykorzystaniu tego systemu nie wywołują skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu, o czym sąd pouczy wnoszącego pismo.

Przepisy nowelizacji przewidują możliwość zmiany decyzji w zakresie wyboru drogi wnoszenia pism procesowych natomiast oświadczenie o wyborze lub rezygnacji z wyboru należy złożyć za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Należy mieć na uwadze, że oświadczenie jest wiążące wyłącznie dla strony, która je złożyła. Powyższe oznacza, że postępowania mogą mieć charakter mieszany (elektroniczny i tradycyjny – papierowy), w przypadku gdy jedna ze stron zdecyduje się na skorzystanie z elektronicznego kontaktu z sądem, a druga pozostanie przy dotychczasowym sposobie wnoszenia pism procesowych.

Nowelizacja wprowadza również stosowne regulacje na wypadek wystąpienia problemów technicznych w systemie teleinformatycznym. Jeżeli zatem z przyczyn technicznych leżących po stronie sądu nie będzie możliwe wniesienie pisma procesowego za pośrednictwem systemu w wymaganym terminie zastosowanie znajdą przepisy dotyczące przywrócenia terminu (168-172 k.p.c.).

Zgodnie z zasadą ogólną do pisma procesowego należy dołączyć jego odpisy i odpisy załączników w celu doręczenia ich uczestniczącym w sprawie osobom. Natomiast w przypadku pisma procesowego wnoszonego za pośrednictwem systemu informatycznego należy dołączyć poświadczone elektronicznie odpisy załączników. Elektroniczne poświadczenie odpisu dokumentu przez występującego w sprawie pełnomocnika będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa następuje poprzez wprowadzenie dokumentu do systemu teleinformatycznego. W związku z powyższym, dokumenty w formie papierowej będą musiały zostać przekonwertowane i wprowadzone do systemu jako cyfrowe załączniki do pisma procesowego.

W przypadku pism podlegających stosownej opłacie sądowej, pisma wniesione za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wnosi się wraz z opłatą. Zaniechanie wykonania tego obowiązku spowoduje, że pismo nie wywoła skutków prawnych jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu, o czym wnoszący zostanie pouczony przez sąd. W znowelizowanym art. 130 § 6 k.p.c. uregulowana została również kwestia łącznej opłaty uiszczanej od wielu pism składanych jednocześnie. W razie jednoczesnego wniesienia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego więcej niż jednego pisma podlegającego opłacie, kwota uiszczona tytułem opłaty musi stanowić sumę opłat należnych od wszystkich pism. W przeciwnym razie żadne z wniesionych pism nie wywoła skutków prawnych, o czym zawiadomi przewodniczący. Powyższej zasady nie stosuje się, gdy wnoszący pismo jest zwolniony od kosztów sądowych z mocy prawa, w przypadku zwolnienia przyznanego przez sąd lub w razie zgłoszenia wniosku o takie zwolnienie.

Istotnym ułatwieniem przewidzianym w nowelizacji jest wprowadzenie możliwości stwierdzenia umocowania przedstawiciela ustawowego, organów oraz osób uprawnionych do działania w imieniu osób prawnych lub jednostek niemających osobowości prawnej na podstawie wykazu lub rejestru, do którego sąd ma dostęp drogą elektroniczną. Powyższa możliwość ma zastosowanie do czynności dokonywanych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w przypadku gdy zgodnie z przepisem szczególnym czynności można dokonać wyłącznie wspomnianą drogą. W takim wypadku konieczne jest wskazanie podstawy umocowania. Podobne rozwiązanie zostało wprowadzone w kwestii umocowania pełnomocników, którzy dokonują czynności w systemie teleinformatycznym, gdy przepis szczególny przewiduje, że czynności można dokonać wyłącznie z wykorzystaniem tego systemu. W takim przypadku pełnomocnik powołuje się na pełnomocnictwo wskazując jego zakres oraz okoliczności wymienione w art. 87 k.p.c.

Doręczenia elektroniczne

Omawiana nowelizacja rozszerza możliwość stosowania doręczeń elektronicznych. Sąd dokonuje doręczeń za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, gdy adresat wniósł pismo za pośrednictwem tego sytemu albo gdy dokonał wyboru wnoszenia pism tą drogą.

W praktyce doręczenie nastąpi w chwili zalogowania się adresata do systemu. W przypadku braku elektronicznego potwierdzenia odbioru korespondencji, doręczenie zostanie uznane za skuteczne po upływie 14 dni od daty umieszczenia pisma w systemie informatycznym. Wskazany termin wzorowany jest na art. 139 k.p.c. czyli dwukrotnym zawiadomieniu, o możliwości odbioru przesyłki w terminie 7 dni. Należy pamiętać, że do doręczeń elektronicznych nie mają zastosowania ograniczenia doręczeń w dni wolne od pracy oraz w porze nocnej.

Adresat może na każdym etapie postępowania zrezygnować z doręczenia elektronicznego. Jednak dotyczy to tylko sytuacji, gdy dokonano wyboru wnoszenia pism za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. W przypadku, gdy strona może wnosić pisma procesowe wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego rezygnacja z elektronicznego sposobu doręczania korespondencji nie jest możliwa. Dotyczy to sytuacji powoda w elektronicznym postępowaniu upominawczym.

Istotną zmianą z punktu widzenia pełnomocników będących adwokatami, radcami prawnymi, rzecznikami patentowymi oraz radcami Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa jest znowelizowanie przepisów dotyczących doręczania nawzajem bezpośrednio odpisów pism procesowych wraz z załącznikami. Obecnie obowiązujący art. 139 k.p.c. nakłada na wyżej wymienionych pełnomocników obowiązek doręczenia sobie nawzajem odpisów pism procesowych oraz obowiązek dołączenia do pisma procesowego dowodu doręczenia drugiej stronie odpisu pisma albo dowodu jego wysłania przesyłką poleconą. Pisma, do których nie dołączono dowodu doręczenia albo dowodu wysłania przesyłką poleconą, podlegają zwrotowi bez wzywania do usunięcia tego braku. Zgodnie z treścią znowelizowanego przepisu adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy oraz radca Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa doręczając innemu pełnomocnikowi pismo procesowe ma obowiązek zamieszczenia jedynie oświadczenia o doręczeniu pisma drugiej stronie albo o jego nadaniu przesyłką poleconą. Powyższa zmiana miała z założenia ułatwić i odformalizować działania pełnomocników w tym zakresie, jednakże należy mieć na uwadze, że w przypadku zakwestionowania przez drugą stronę nadania pisma procesowego na nadawcy będzie spoczywał ciężar dowodu w zakresie udowodnienia, że pismo dla strony przeciwnej faktycznie zostało nadane.

Przepisy w zakresie wzajemnych doręczeń oraz oświadczeń nie będą miały zastosowania do pism wnoszonych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, podlegających doręczeniu pełnomocnikom, którzy dokonali wyboru wnoszenia pisma za pośrednictwem tego systemu.

Kolejną istotną zmianą przewidzianą w znowelizowanym art. 140 k.p.c. jest możliwość doręczenia, zamiast odpisu pisma lub orzeczenia, dokumentu uzyskanego z systemu teleinformatycznego, o ile ma cechy umożliwiające weryfikację istnienia i treści pisma lub orzeczenia w tym systemie. Wyjątkiem od fakultatywności co do wyboru formy pism lub orzeczeń jest elektroniczne postępowanie upominawcze, zgodnie z którym wszystkie czynności sądu, referendarza i przewodniczącego utrwalane są wyłącznie w systemie teleinformatycznym, a wytworzone w ich wyniku dane w postaci elektronicznej opatrywane są bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego, kwalifikowanego certyfikatu, co wynika z art. 505³⁰ § 2 k.p.c. W przypadku doręczenia elektronicznego pisma i orzeczenia mają postać dokumentów zawierających dane z systemu teleinformatycznego. Dodać należy, że zgodnie ze znowelizowanym art. 53a ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych pochodzący od sądu dokument uzyskany z systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe ma moc dokumentu wydanego przez sąd, o ile ma cechy umożliwiające jego weryfikację w tym systemie.

Przepisy kodeksu postępowania cywilnego w brzmieniu nadanym omawianą nowelizacją stosuje się do postępowań wszczętych po wejściu w życie tej ustawy, tj. od 8 września 2016 roku.

Przedstawione zagadnienia stanowią omówienie jedynie fragmentu zmian dokonanych nowelizacją, które mają wpływ na przebieg postępowania cywilnego. Wprowadzenie możliwości wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, elektronicznych doręczeń oraz podejmowania innych czynności w szerszym niż dotychczas zakresie należy uznać za pozytywny przejaw modernizacji postępowania cywilnego. Zmiany w zakresie wprowadzenia rozwiązań sprzyjających dalszej informatyzacji niewątpliwie wychodzą naprzeciw potrzebom unowocześnienia i usprawnienia procedowania, co w konsekwencji poprawi jakość oraz szybkość prowadzenia postępowań.